Telefonieren: 10 Tipps für Ihre Gesprächsvorbereitung


Sammeln Sie so viele Informationen über ihr Gegenüber, wie Sie auftreiben können. Es reicht nicht der Name, sondern Sie benötigen Funktion und Entscheidungsbefugnis. So vermeiden Sie zeitraubende "Durchfragerei" und haben einen besseren Stand im Gespräch.

Erstellen Sie sich einen Telefonleitfaden. Darin sollten eine Kurzvorstellung Ihrer Person und des Unternehmens sowie eine Kurzversion über den Zweck Ihres Anrufs enthalten sein. Sie verhindern so die Gegenfrage über Ihre Person oder nach dem Grund Ihres Anrufes. Damit sparen Sie zeit und tragen zum positiven Gesprächseinstieg bei.

Der Angerufene wird durch den Anruf meist aus seiner Arbeit herausgerissen. Machen Sie Ihm schnell den Nutzen des Gesprächs mit Ihnen deutlich. Er kann Sie und Ihr Anliegen dann für sich einsortieren und schneller verstehen, worum es Ihnen geht. So ist er mit seinen Gedanken ganz bei Ihnen. Außerdem sparen Sie Zeit, falls Sie wider Erwarten nicht den geeigneten Ansprechpartner erreicht haben.

Bereiten Sie sich auf Mögliche Einwände Ihres Gesprächspartners vor. Sie werden so von einigen Fragen nicht überrascht und müssen sich nicht ausschweifend formulierte und Zeit stehlende Argumente "ausdenken". Zudem haben Sie dann den Kopf frei, um das Gespräch in Ihrem Sinne zu steuern.

Bereiten Sie Fragen vor, um die Wünsche, Bedürfnisse oder Probleme Ihres Gegenübers zu erfahren. Hier gilt das Motto: "Wer fragt, der führt". Wenn Sie wissen, was Sie fragen wollen, müssen Sie nicht erst während des Gesprächs mühsam grübeln.

Führen Sie Ihre Telefonanrufe zum richtigen Zeitpunkt durch. Beispielsweise ist der Montagmorgen ein ungünstiger Termin. Hier sind oft Meetings und Besprechungen angesetzt. Generell bietet sich die zeit von 8:30 bis 11:00 Uhr sowie von 14:30 bis 16:00 Uhr an. Freiberufler können Sie auch später anrufen.

Die besten Anrufzeiten sollten Sie aber durch eigene Beobachtung untermauern, indem Sie über längere zeit festhalten, wann Sie wen erreicht haben. Denn nur Sie wissen über die Besonderheiten Ihrer Gesprächspartner. Dieser Aufwand kann sich schon bei Ihrem nächsten Anruf auszahlen.
Legen Sie sich alle notwendigen Unterlagen sortiert und griffbereit zurecht. Das beginnt bei dem letzten Schriftwechsel und endet bei Ihrem Terminplan zum festlegen des Folgekontaktes.

Definieren Sie vorab Ziele, die Sie erreichen wollen. Es kann ein Minimalziel sein, beispielsweise daß der Gesprächspartner Ihr Produkt kennen lernt und Sie um die Zusendung von Unterlagen bittet. Es kann auch ein Maximalziel sein: der Verkaufsabschluß. Die Zieldefinition verhindert, daß Sie Nebenthemen zu ausgiebig, Ihr Hauptanliegen jedoch zu kurz behandeln. Denn eines darf nicht passieren: ein zweiter Anruf mit dem Tenor: "Ich habe ja ganz vergessen ..."

Auch das beenden Ihres Gesprächs sollten Sie planen, zumindest, wenn Sie noch nicht so routiniert sind. Der erste Eindruck haftet genauso wie der letzte am besten im Gedächtnis Ihres Gesprächspartners.

Bevor Sie einen wichtigen Geschäftlichen Anruf tätigen, sprechen Sie sich warm, indem Sie vorher weniger wichtige Telefonate führen. Kein Sportler geht unaufgewärmt in einen Wettkampf, das Verletzungsrisiko ist zu groß. Warum sollten Sie das Risiko eingehen, einen wichtigen Anruf zu verpatzen? Neben den geschäftlichen Konsequenzen wäre Ihre persönliche Verletzung über den telefonischen Mißerfolg auszukurieren.

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